YOGYAKARTA -- UPN 'Veteran' Yogyakarta (UPNV YK) menggelar rapat koordinasi (Rakor) Keprotokolan Tingat DIY yang terhimpun dalam Forum Protokol DIY. Rakor melibatkan Protokol Pemda DIY, Pemkot/Kabupaten se-DIY, Perguruan Tinggi Negeri (PTN), Perguruan Tinggi Swasta (PTS) di DIY, serta Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDikti) di kampus UPNV YK, Rabu (21/6/2023).

Wakil Rektor Bidang Umum Dan Keuangan, Dr. Drs. Susanta, M. Si mengatakan, Rakor Keprotokolan berhubungan dengan kegiatan-kegiatan resmi. Di mana kegiatan tersebut erat kaitannya dengan kinerja keorganisasian. Baik secara langsung dan tidak langsung. Oleh karena itu ia menyambut baik Rakor yang juga dihadiri oleh Protokol Pemerintah Daerah (Pemda) DIY, Pemerintah Kabupaten (Pemkab), dan Pemerintah Kota (Pemkot).

Menurutnya banyak yang perlu dipelajari dan diterapkan dalam organisasi keprotokolan. Seperti rancangan program kerja, hingga Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD ART) Forum Protokol DIY ini. Sehingga terjalin pola hubungan dan komunikasi yang baik. "Rakor Keprotokolan ini punya peran penting. Lewat forum ini kita akan meningkatkan sinergitas dan performa," ungkapnya.

Keberadaan forum ini menjadi ruang untuk saling belajar untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Juga meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) keprotokolan.

"Serta sumber daya pendukung, misalnya peralatan. Kami harap Rakor ini bisa hasilkan sesuatu yang bermanfaat untuk kemajuan bersama," paparnya.

Kepala Biro Umum dan Keuangan, Drs. Setyo Budi Takarina, M.Pd. mengatakan Forum ini semula baru melibatkan Protokol Pemda DIY, Pemkot/Kabupaten se-DIY, PTN, dan LLDikti. Dalam perkembangannya bergabung PTS di DIY. Rakor ini dihadiri 24 PTN dan PTS di DIY. Selain untuk menjalin silaturahim, Rakor ini juga menampung berbagai masukan untuk kemajuan Protokol masing-maing unit kerja dan Keprotokolan pada umumnya.

Diharapkan forum ini bisa menyasar sampai hal-hal yang sederhana seperti keperluan keprotokolan. Sehingga jika ada yang kurang bisa saling membantu. Misalnya di salah satu perguruan tinggi ada kegiatan yang dihadiri Menteri, karena fasilitas atau personel untuk protokol Menteri tidak tersedia, maka protokol unit kerja lain dapat membantu. 

"Melalui forum bisa saling bantu, misalnya di UPNV Yk, UGM, UNY atau di PTS punya kendaraan untuk standar Menteri,  perguruan tinggi lain ada kegiatan tetapi belum tersedia kendaraan untuk Menteri, maka bisa saling membantu. Kalau ada PTS yang belum bergabung dengan senang hati kami terima untuk bergabung," jelasnya.

Lebih lanjut dia mengatakan, hal lain yang tak kalah penting terkait keprotokolan adalah ketepatan waktu suatu kegiatan. Dia selalu wanti-wanti kegiatan dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

"Tugas kita bagaimana bisa tepat waktu, rundown ditepati benar. Saya selalu ingatkan protokol di UPNV YK membuat rinci menit per menit dan dicek benar siapa yang harus tempil, jangan sampai sudah saatnya tempil yang bersangkutan belum siap," lanjutnya.