Program pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan pada April–November 2026 menghadirkan sistem pencatatan keuangan, persediaan, dan voucher karyawan berbasis digital yang sederhana, transparan, dan mudah digunakan

Yogyakarta,  Juli 2026– Tim Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta akan melaksanakan program penguatan tata kelola keuangan dan persediaan di Pondok Pesantren Bina Umat, Yogyakarta. Program tersebut diarahkan untuk membantu pesantren membangun sistem administrasi yang lebih tertib sebagai fondasi kemandirian ekonomi dan keberlanjutan lembaga.

Program bertajuk “Penguatan Tata Kelola Keuangan dan Persediaan Pondok Pesantren Bina Umat sebagai Fondasi Kemandirian dan Keberlanjutan Lembaga” ini diketuai oleh Dr. Dwi Sudaryati, S.E., M.Acc., Ak., CA. Tim pelaksana juga melibatkan Sucahyo Heriningsih, S.E., M.Si., CA dan Dewi Novianti, M.Si., serta tiga mahasiswa, yaitu Nadira Nuha Agristya, Nisrina Salsabillah, dan Maryam Najida.

Memperkuat Tata Kelola Unit Toko Pesantren

Pondok Pesantren Bina Umat merupakan lembaga pendidikan bercorak modern yang berada di bawah naungan Yayasan Bina Umat Mulia Yogyakarta. Pesantren tersebut berdiri di atas tanah wakaf seluas kurang lebih 12.000 meter persegi.

Pondok Pesantren Bina Umat didirikan pada 2001 sebagai lembaga pendidikan nonformal. Pada 2003, yayasan kemudian mengembangkan layanan pendidikan formal dengan mendirikan SMP dan SMA Islam Terpadu Bina Umat.

Selain menjalankan fungsi pendidikan dan sosial keagamaan, pesantren juga mengelola unit toko yang menyediakan kebutuhan sehari-hari bagi santri dan karyawan. Unit toko mempunyai posisi strategis karena tidak hanya menjadi fasilitas pendukung kegiatan pesantren, tetapi juga berpotensi menjadi salah satu penopang kemandirian ekonomi lembaga.

Dalam kegiatan operasionalnya, pengelolaan transaksi keuangan dan persediaan pada unit toko masih dilakukan melalui administrasi sederhana. Pencatatan penjualan, pembelian, arus kas, dan persediaan barang belum dilaksanakan secara rinci dan terintegrasi.

Kondisi tersebut menyebabkan pengelola mengalami kesulitan dalam mengetahui jumlah stok, perputaran barang, nilai persediaan, dan kinerja keuangan unit toko secara akurat. Persediaan barang yang belum terinventarisasi secara sistematis juga berisiko menimbulkan perbedaan antara catatan administrasi dan kondisi barang yang sebenarnya.

Permasalahan lain terdapat pada pengelolaan voucher belanja bagi karyawan. Pesantren telah menerapkan kebijakan pemberian voucher sebagai bagian dari program kesejahteraan internal. Namun, belum tersedia sistem pencatatan yang dapat membedakan secara jelas antara voucher yang telah diterbitkan, telah digunakan, dan belum diklaim.

Keterbatasan tersebut berpotensi menimbulkan ketidakakuratan informasi, kesalahpahaman dalam proses administrasi, inefisiensi pengelolaan sumber daya, dan lemahnya pengendalian internal. Apabila tidak segera ditangani, kondisi tersebut dapat menghambat perkembangan toko pesantren sebagai unit pendukung operasional dan ekonomi lembaga.

Menghadirkan Sistem Digital yang Sederhana dan Adaptif

Untuk menjawab permasalahan tersebut, tim pengabdian akan mengembangkan sistem pencatatan berbasis Google Spreadsheet. Platform ini dipilih karena mudah digunakan, dapat diakses melalui komputer, laptop, tablet, maupun telepon pintar, serta tidak membutuhkan biaya operasional yang tinggi.

Sistem dirancang untuk mengintegrasikan beberapa komponen administrasi utama, yaitu pencatatan transaksi penjualan dan pembelian, buku kas, kartu persediaan barang, rekapitulasi stok, laporan keuangan sederhana, serta monitoring voucher karyawan.

Melalui sistem tersebut, pengelola dapat mengetahui jumlah voucher yang telah didistribusikan, digunakan, dan masih tersisa. Informasi akan disajikan dalam satu alur administrasi yang lebih tertib dan dapat ditelusuri kembali apabila diperlukan.

Data transaksi harian juga dapat direkapitulasi secara otomatis sehingga menghasilkan informasi yang lebih cepat, akurat, dan mudah dipahami. Sistem dirancang agar dapat digunakan oleh pengelola yang tidak memiliki latar belakang pendidikan akuntansi.

Selain sistem digital, tim akan menyusun panduan operasional dan prosedur kerja sederhana. Panduan tersebut diharapkan dapat membantu pengelola menjalankan sistem secara konsisten serta mengurangi ketergantungan terhadap pendamping dari luar pesantren.

Penerapan teknologi ini tidak hanya dimaksudkan untuk memindahkan pencatatan manual ke dalam format digital. Program juga diarahkan untuk membangun budaya administrasi yang tertib, konsisten, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pelatihan dan Pendampingan Pengelola Pesantren

Program akan dilaksanakan menggunakan pendekatan partisipatif dengan melibatkan pengurus pesantren, pengelola unit toko, dan perwakilan karyawan. Tahapan kegiatan meliputi sosialisasi, pelatihan, penerapan sistem, pendampingan, monitoring, dan evaluasi.

Pada tahap sosialisasi, tim akan melakukan pemetaan kebutuhan dan menyamakan pemahaman mengenai pentingnya tata kelola keuangan dan persediaan. Pemetaan dilakukan terhadap pengelolaan transaksi unit toko, kondisi persediaan barang, serta mekanisme distribusi dan penggunaan voucher karyawan.

Hasil pemetaan tersebut selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk menyesuaikan desain sistem dengan kebutuhan, kemampuan sumber daya manusia, dan kondisi operasional Pondok Pesantren Bina Umat.

Pelatihan akan diberikan kepada pengelola dengan materi yang mencakup prinsip dasar pengelolaan keuangan lembaga non-profit, pencatatan transaksi penjualan dan pembelian, pengelolaan persediaan, penyusunan laporan keuangan sederhana, serta pengendalian voucher karyawan.

Metode pelatihan dilakukan secara interaktif melalui diskusi, studi kasus, dan simulasi menggunakan data operasional pesantren. Pendekatan tersebut digunakan agar pengelola tidak hanya memahami konsep secara teoritis, tetapi juga mampu menerapkannya secara langsung dalam kegiatan sehari-hari.

Setelah sistem mulai diterapkan, tim pengabdian akan memberikan pendampingan kepada pengelola dalam menjalankan pencatatan, menyelesaikan kendala teknis, dan menyesuaikan sistem dengan kondisi lapangan. Pendampingan juga dimaksudkan untuk membangun kepercayaan diri pengelola agar mampu mengoperasikan dan memperbarui sistem secara mandiri.

Evaluasi program akan dilakukan dengan memperhatikan beberapa indikator, antara lain keteraturan pencatatan keuangan, ketepatan data persediaan, efektivitas pengelolaan voucher, dan kemampuan pengelola dalam menghasilkan laporan keuangan sederhana.

Evaluasi juga mencakup aspek kelembagaan, seperti meningkatnya transparansi dalam pengambilan keputusan, meningkatnya kepercayaan antar-pengelola, serta berkurangnya potensi kesalahpahaman akibat ketidakjelasan data administrasi.

Pengurus pesantren dan pengelola unit toko akan berperan sebagai pelaksana utama sistem, sedangkan tim pengabdian bertindak sebagai fasilitator dan pendamping. Mahasiswa turut dilibatkan dalam kegiatan pengumpulan data, pendampingan operasional, dan dokumentasi program.

Tata Kelola Menjadi Fondasi Kemandirian Pesantren

Ketua tim pengabdian, Dr. Dwi Sudaryati, S.E., M.Acc., Ak., CA, menjelaskan bahwa program tersebut tidak hanya berorientasi pada penyusunan laporan keuangan, tetapi juga pada pembentukan sistem tata kelola yang dapat digunakan secara berkelanjutan oleh pesantren.

“Penguatan tata kelola bukan sekadar membuat laporan keuangan, tetapi membangun sistem yang dapat membantu pesantren mengelola sumber daya secara tertib, transparan, dan berkelanjutan. Kami berharap sistem yang dikembangkan dapat digunakan secara mandiri oleh pengelola serta mendukung kemandirian Pondok Pesantren Bina Umat,” ujar Dr. Dwi Sudaryati.

Program pengabdian tersebut mendapat tanggapan positif dari pengelola Pondok Pesantren Bina Umat. Dr. Purbudi Wahyuni, M.M. menilai bahwa program yang dirancang oleh tim UPN “Veteran” Yogyakarta sesuai dengan kebutuhan pesantren, khususnya dalam meningkatkan keteraturan administrasi unit toko.

“Kami menyambut baik program penguatan tata kelola keuangan dan persediaan yang dilaksanakan oleh tim UPN ‘Veteran’ Yogyakarta. Pendampingan ini sangat dibutuhkan untuk membantu pengelola pesantren menata pencatatan transaksi, persediaan barang, dan penggunaan voucher karyawan secara lebih tertib dan transparan. Kami berharap sistem yang dikembangkan dapat digunakan secara konsisten serta memberikan manfaat bagi peningkatan pelayanan dan kemandirian Pondok Pesantren Bina Umat,” ungkap Dr. Purbudi Wahyuni, M.M.

Menurut Dr. Purbudi Wahyuni, penggunaan sistem digital yang sederhana menjadi salah satu keunggulan program karena dapat disesuaikan dengan kemampuan sumber daya manusia dan sarana yang dimiliki pesantren. Sistem tersebut diharapkan tidak berhenti digunakan setelah program pengabdian selesai, tetapi dapat terus diterapkan dan dikembangkan sesuai kebutuhan operasional lembaga.

Melalui program ini, Pondok Pesantren Bina Umat diharapkan memiliki data keuangan dan persediaan yang lebih akurat, mudah diperbarui, dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Pengelola unit toko diharapkan dapat mengetahui kondisi arus kas, jumlah penjualan dan pembelian, nilai persediaan, perputaran barang, serta status voucher karyawan secara lebih jelas. Ketersediaan data tersebut dapat membantu pesantren merencanakan pembelian barang, mengendalikan stok, mengevaluasi kinerja toko, dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada santri maupun karyawan.

Tata kelola yang lebih baik juga dapat mengurangi risiko kesalahan administrasi, kehilangan data, perbedaan stok, serta kesalahpahaman dalam penggunaan voucher. Dalam jangka panjang, sistem tersebut diharapkan mampu meningkatkan efisiensi unit toko, memperkuat pengendalian internal, dan meningkatkan kepercayaan santri, karyawan, wali santri, serta masyarakat terhadap pengelolaan sumber daya pesantren.

Unit toko yang dikelola secara lebih profesional juga berpeluang berkembang sebagai sumber pendukung kegiatan pendidikan, kesejahteraan karyawan, dan pelayanan sosial pesantren. Sistem dirancang agar dapat digunakan secara mandiri dan berkelanjutan setelah program pengabdian selesai dilaksanakan.

Mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan

Program pengabdian ini turut mendukung pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan atau Sustainable Development Goals.

Kontribusi terhadap SDG 4 tentang Pendidikan Berkualitas diwujudkan melalui penguatan tata kelola lembaga pendidikan. Administrasi yang tertib diharapkan dapat mendukung keberlanjutan layanan pendidikan yang diselenggarakan oleh Pondok Pesantren Bina Umat.

Dukungan terhadap SDG 8 tentang Pekerjaan Layak dan Pertumbuhan Ekonomi dilakukan melalui peningkatan efisiensi pengelolaan unit usaha berbasis komunitas. Unit toko pesantren yang dikelola secara profesional diharapkan dapat memberikan manfaat ekonomi bagi lembaga dan masyarakat di sekitarnya.

Sementara itu, kontribusi terhadap SDG 16 tentang Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh diwujudkan melalui peningkatan transparansi, akuntabilitas, dan pengendalian internal dalam pengelolaan sumber daya pesantren.

Melalui kolaborasi antara perguruan tinggi dan lembaga pendidikan keagamaan, program ini diharapkan dapat menghasilkan model tata kelola yang sederhana, aplikatif, dan berkelanjutan. Model tersebut juga berpotensi direplikasi oleh pesantren atau lembaga sosial keagamaan lain yang menghadapi permasalahan serupa.